Administratieve lusten en lasten

Als voorzitter die meedenkt in het landelijke beleid en als vrijgevestigde met een praktijk, ervaart Hans Kamsma de gevolgen van de administratieve lastendruk aan den lijve. Zijn we nu op de goede weg en schrappen we nu echt, of zijn we drie keer rechtsaf geslagen en zijn we terug bij af? In dit interview vertelt hij hoe hij erin staat en wat de inzet van de LVVP is in het debat.


Administratieve verplichtingen (overhead) zijn blijkens onderzoek opgelopen van circa 25 naar circa 35%. Denk je dat het nog erger is geworden en waaraan merk je dat?

“Er is geen ontkomen aan het voeren van administratie; dat is mijn hele werkzame leven al duidelijk. Ik heb altijd als eerstelijnspsycholoog gewerkt en in ik heb gemerkt dat in die tak van sport de lasten fors zijn toegenomen. Tot 2014 was de administratievoering relatief eenvoudig. Daarna, met de komst van de generalistische basis-ggz, nam het snel toe. Dat lag, denk ik, niet alleen aan het nieuwe stelsel; ook veranderingen in de wetgeving zijn bijvoorbeeld een bron van regeldruk.

 

Van collega’s om mij heen hoor ik steeds meer dat ze tot in de avond doorwerken om hun administratie op orde te hebben. Anderen vertellen me dat ze hiervoor structureel een dag per week vrijhouden. Zelf probeer ik het allemaal zoveel mogelijk tussendoor te managen en niet te perfectionistisch te zijn. Maar dan nog is het een hele klus om bij te blijven. Voor ik het weet, loop ik weer achter met aanleveren aan DIS, realiseer ik me weer net op tijd dat ik nog de wachttijden moet invullen of blijkt de informatie op onze website niet bijgewerkt. Eigenlijk heb ik een protocol nodig waarin ik als een soort boodschappenlijst bijhoud wat er allemaal moet gebeuren en wanneer. Maar ja, het opstellen daarvan…

 

Ook is de werkelijkheid weerbarstiger dan de regels. Regelmatig klopt er iets niet met de verwijsbrief of is de cliënt hem vergeten mee te nemen. Toch maar gaan zitten dan en beginnen met het gesprek. Cliënten komen voor hun verhaal en niet om ervoor te zorgen dat mijn administratievoering klopt. Komt uiteindelijk altijd wel weer goed.”

 

Administratie is onvermijdelijk - denk aan wet- en regelgeving - en nodig; denk aan professionele transparantie en verantwoording. Welke administratie vind jij een lust (nuttig) en welke een last (overdone)? 

“Elke vorm van administratie is een last. Psychologen kiezen niet voor hun vak om administratie bij te houden. Maar welk deel van de administratie is nuttig en wat niet en daarmee een onnodige last? Dat hangt er volgens mij maar vanaf aan wie je dat vraagt. De wetgever of de zorgverzekeraar zal een ander antwoord geven dan de zorgaanbieder. Maar goed, de vraag wordt nu aan mij gesteld. 

In 2014 heb ik op verzoek van de NZa een presentatie gegeven over de introductie van de generalistische basis-ggz. Iets van in de dertig dia’s met op één dia, ergens in het midden van de presentatie, de woorden ‘diagnostiek en behandeling’. Ik heb er toen op gewezen dat die dia over ons werk gaat, dat waar het eigenlijk over gaat. De rest ging allemaal over randvoorwaarden.

 

Zo ervaar ik het ook met de administratie, los van de rechtvaardiging van iedere maatregel die in de loop van de afgelopen jaren is genomen. Er is administratie die nodig is voor de behandeling en de directe bedrijfsvoering. Als ik in het dossier niet opschrijf wat we in een behandeling aan het doen zijn, dan is er een goede kans dat ik zaken vergeet en kan er geen informatie worden overgedragen en teruggezocht. Vink die dus maar aan zou ik zeggen. Daarnaast is mijn praktijk ook een eigen bedrijf en zal ik mijn boekhouding moeten bijhouden om financieel gezond te blijven en de fiscus tevreden te houden. 

Dan komen we al in een grensgebied, maar goed: eerstelijnspsychologen bijvoorbeeld hebben er jarenlang zelf voor gekozen om over alle afgeronde behandelingen gegevens aan te leveren voor een jaarcodeboek, inclusief ROM, waaruit zij spiegelinformatie verkregen over de eigen praktijk. Het zou nu in verband met de privacywetgeving niet meer op die manier kunnen, maar het was een gedegen manier van transparantie. 

 

Maar nu, ik doe een greep: er worden steeds meer eisen aan de dossiervoering zelf gesteld, met onder meer verschillende toestemmingsverklaringen van de cliënt. Van cliënten moet het bsn worden geverifieerd, directe en indirecte tijd moet worden geschreven, we zijn verplicht om te ROM’en, maandelijks moeten we gegevens aanleveren aan DIS en aan Vektis, eens in de zoveel tijd moet het kwaliteitsstatuut worden bijgewerkt, we steken de nodige voorbereiding en tijd in de praktijkvisitatie van onze eigen vereniging, aan intervisieverslagen worden meer eisen gesteld; indicaties moeten onderling worden getoetst, verwijsbrieven moeten helemaal kloppen, budgetplafonds moeten worden bijgehouden, evenals productmixen en gemiddelde tarieven. Wie een hoger tarief -lees eigenlijk: een normaal tarief- wil, moet vaak aan extra eisen van de zorgverzekeraars voldoen. We moeten een privacystatement hebben, een verwerkers- en datalekregister. Jaarlijks sluiten we al dan niet contracten af met zorgverzekeraars. Daarvoor is het nodig om ze door te lezen, de alerts en overzichten van de LVVP door te nemen en af te wegen of en tegen welke voorwaarden we de contracten al dan niet kunnen aangaan. Dan hebben we ook nog het nodige papierwerk voor de herregistratie-eisen voor onze BIG- en andere registraties. Bijscholing en nascholing tel ik niet mee: dat vinden we meestal vooral leuk, een welkome afwisseling en een wezenlijke bijdrage aan onze kwaliteit. Ik in ieder geval wel.

 

Iets zegt me dat ik nog niet volledig ben; niet alleen wat er allemaal moet gebeuren doet ertoe, maar ook hoe het wordt ervaren. Het voelt -of is- allemaal dwingend. Op niet of niet juist uitvoeren van deze handelingen staan vaak sancties. Dat kan een boze brief van de NZa zijn of het terugvorderen of niet uitbetalen van declaraties. 

 

Aan de andere kant: misschien moeten we niet zo klagen. We willen meespelen in het veld van de gezondheidszorg en werken binnen de Zorgverzekeringswet. Daarbij is het niet meer dan logisch dat er een mate van transparantie en verantwoording wordt gevraagd. Zeg nou zelf: als je een aannemer je huis laat verbouwen, wil je toch ook een uitgewerkte offerte?”

 

De LVVP is fervent voorstander van 1 regel erbij, 2 eraf. Hoe zie jij dat in de praktijk en wat betekent dat voor de verantwoordelijkheid van ons als vrijgevestigde?

“Het gaat om het teveel en om het feit dat het is losgezongen van de inherente kwaliteit en uiteindelijk die kwaliteit zelfs bedreigt. Vrijgevestigde psychologen en psychotherapeuten zijn samen met de cliënt het belangrijkste instrument in de behandeling. Daar is tijd, aandacht en energie voor nodig; die kunnen we maar één keer uitgeven. Als we dagen moeten vrijmaken om onze administratie te doen, dan kunnen we in die tijd geen cliënten zien, wat we waarschijnlijk veel liever zouden doen. Hoezo wachtlijsten… 

 

Iets minder concreet maar net zo realistisch is het verlies van energie en motivatie. Hoeveel collega’s hebben de afgelopen jaren hun praktijk al aan de wilgen gehangen als gevolg van de toenemende druk? Daarom de stelling: 1 regel erbij, dan 2 eraf. Misschien niet eens om dit letterlijk zo uit te voeren, maar wel om bij iedere maatregel, wettelijk of anderszins, stil te staan bij de administratieve last die dat met zich meebrengt. Dat moet worden opgenomen in alle plannen die worden opgesteld. Want in alle eerlijkheid: in mijn ervaring neemt de netto last alleen nog maar toe. De manier waarop we nu wachttijden moeten registreren en de gevolgen van de AVG zijn twee voorbeelden.

Ik heb sterk het gevoel dat het zijn doel voorbijschiet, dat het leidt tot een verantwoordingscultuur. De netto last moet echt omlaag en substantieel. Naar iedere stap moet kritisch worden gekeken, want iedereen die een maatregel introduceert, heeft zijn argumenten om het zo te doen. Niemand verzint regeldruk om zorgaanbieders te pesten.”

 

De LVVP heeft voorgesteld om de ‘kwaliteitsuitvraag’ te vereenvoudigen en zorgverzekeraars te doen stoppen met hun uitgebreide profileringsdrang in deze. Hoe houden we deze kaart in het spel en lukt dat?

“De praktijk is weerbarstig. Zo is de LVVP al een hele tijd bezig om de extra kwaliteitsuitvraag van de zorgverzekeraars van tafel te krijgen. Kwaliteitsstatuut en visitatiebeleid, middelen die door de beroepsgroep zelf worden gedragen, moeten volgens ons volstaan. Om de extra uitvraag van tafel te krijgen, moet het onderwerp eerst eens op tafel komen en dat bleek de afgelopen maanden niet altijd mee te vallen. Toch is dit uiteindelijk wel gelukt. Het laat zien hoe veel en vaak per onderwerp moet worden gestreden en onderhandeld.

Toch: de regeldruk staat in ieder geval duidelijk op de agenda en we hebben in andere beroepsgroepen zoals huisartsen, verpleegkundigen en fysiotherapeuten belangrijke medestanders. 

Iedereen is ervan doordrongen dat het echt minder moet. Nu nog de moed om daarvoor ook echt controle- en verantwoordingsdrang op te geven."