Gaat u met vakantie? Zorg dan dat u de praktijkwaarneming goed geregeld heeft. Gebruik hiervoor waar nodig de modelovereenkomst praktijkwaarneming. Let ook op de mogelijke gevolgen voor de jaarverantwoordingsplicht in het kader van de Wtza (namelijk indien er door de waarnemer gefactureerd wordt, bent u jaarverantwoordingsplichtig). Aanleveren van wachttijdgegevens tijdens uw vakantie is wellicht niet altijd mogelijk. We adviseren u na uw vakantie zo snel mogelijk weer te starten met het aanleveren van wachttijdgegevens.
De verplichting om goede zorg te verlenen en te zorgen voor een organisatie die goede zorg borgt, brengt met zich mee dat u als vrijgevestigd ggz-professional een regeling moet hebben voor waarneming bij afwezigheid, zoals vakantie en ziekte, of -als u parttime werkt- op uw wekelijkse vrije dag(en). De bepalingen in het Landelijk Kwaliteitsstatuut versie 3.0, het LVVP-kwaliteitsbeleid en de actuele modelovereenkomst voor praktijkwaarneming gelden als uitgangspunt bij de invulling van deze waarneemregeling.
U dient met uw patiënten duidelijke afspraken te maken over waar zij tijdens uw afwezigheid terecht kunnen. U vermeldt dit in ieder geval in uw kwaliteitsstatuut en bij voorkeur ook nog apart op uw website. Er is geen plicht om een waarnemer te hebben. Het belangrijkste is dat voor patiënten duidelijk is waar en bij wie ze tijdens uw afwezigheid terecht kunnen. U heeft de verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat patiënten altijd goed worden geholpen, ook tijdens uw afwezigheid.
Zet u wel een waarnemer in, dan zijn -zowel bij geplande als bij ongeplande waarneming- continuïteit en kwaliteit de belangrijkste pijlers. Patiënten hebben recht op een deskundige behandelaar die aan dezelfde eisen voldoet als uzelf. Informeer lopende patiënten vooraf duidelijk over de duur van de waarneemregeling, wie de behandeling tijdelijk overneemt en dat voor de waarnemer inzage in het dossier noodzakelijk is.
Daarnaast maakt u uiteraard afspraken met de praktijkwaarnemers om ervoor te zorgen dat de kwaliteit en continuïteit van de zorg tijdens uw afwezigheid zijn geborgd. Een waarnemer werkt onder het zorgtrajectnummer van degene die met verlof gaat. De waarnemer neemt op dat moment ook het regiebehandelaarschap over. Voorwaarde is dan dat deze waarnemer geschikt is om hetzelfde werk te doen als degene die met verlof gaat c.q. de regiebehandelaar kan/mag zijn (volgens de NZa-regels). Zo dient uw waarnemer bijvoorbeeld aan dezelfde kwaliteitseisen te voldoen als u; hij/zij heeft ten minste dezelfde BIG-registratie als u en is in het bezit van een kwaliteitsstatuut. U heeft een zogenaamde ‘vergewisplicht’: u moet nagaan dat de vervanger van onbesproken gedrag is (check de BIG-registratie, vraag een referentie, vraag evt. een VOG op). Een zelfstandig waarnemer dient ook een KvK-inschrijving te hebben. Zorg dit alles netjes bij de start van de waarneming geregeld is. Dit geldt ook voor behandelaren die u opneemt in uw praktijktestament: uitval is altijd onverwachts, dus het kan maar beter vooraf geregeld zijn.
In het Landelijk Kwaliteitstatuut versie 3.0 en in de statuten van de LVVP is opgenomen dat de regiebehandelaar de behandeling grotendeels zelf uitvoert. Een basispsycholoog kan niet optreden als regiebehandelaar en dus ook niet als waarnemer. Als u in de gespecialiseerde ggz werkt, kunt u dus geen gz-psycholoog als waarnemend regiebehandelaar inzetten, ook niet als deze onder verantwoordelijkheid van een klinisch psycholoog of psychotherapeut werkt maar de behandeling wel grotendeels uitvoert.
Bij waarneming worden er geen patiënten overgedragen, maar de afwezige zorgaanbieder wordt vervangen door de waarnemer. De waarnemer werkt dus voor de afwezige zorgaanbieder. Dat leidt er toe dat op het contract van de afwezige zorgaanbieder wordt gedeclareerd en dat de waarnemer een nota stuurt naar de afwezige zorgaanbieder voor de werkzaamheden. Dit is de meest logische gang van zaken. Anders afspreken kán wel, maar maakt het nodeloos ingewikkeld bij een tijdelijke vervanging (=waarneming). Maar let op: lees de paragraaf hieronder goed!
Let op mogelijke consequenties voor de Wtza-jaarverantwoordingsplicht!
Bent u een eenmanszaak en werkt u solistisch, en zet u geen medebehandelaren in (onderlinge dienstverlening, waarnemers)? Dan hoeft u niet te voldoen aan de Wtza-jaarverantwoordingsplicht. Zodra u een waarnemer betaalt voor zijn of haar inzet, dan wordt u daarmee dus wel jaarverantwoordingsplichtig over dat kalenderjaar! Ook al heeft een waarnemer slechts een enkel kort consult bij u gedeclareerd. Het is te overwegen om over en weer af te spreken om de waarneming met gesloten beurs te doen. U registreert dan wel de naam en agb-code van de medehandelaar en vermeldt op de factuur welke prestatie(s) door de waarnemer zijn geleverd. Zolang de waarnemer niet aan u factureert, bent u echter niet jaarverantwoordingsplichtig. Als u vervolgens weer optreedt als waarnemer voor uw collega, dan kunt u dit wederzijds met gesloten beurs oplossen. Zodat u zich niet onbedoeld een extra administratieve last op de hals haalt…
Een andere mogelijkheid om te voorkomen dat u onder de Wtza-jaarverantwoordingsplicht valt, is dat dat de waarnemer de patiënt van u overneemt (mits u natuurlijk niet gedurende het jaar een andere medebehandelaar heeft ingezet.). In dat geval is er feitelijk geen sprake van een waarnemer, maar van een doorverwijzing.
Langer durend verlof
Bij langer durend verlof meldt u ook aan zorgverzekeraars dat u gedurende uw verlof geen patiënten zult behandelen. Als u een waarnemer hebt, dan geeft u dat ook aan hen door. Zorgverzekeraars hebben een zorgplicht en verwijzen verzekerden door naar behandelaars. Het is voor hen dus van belang om te weten dat u tijdelijk niet beschikbaar bent.
Aanmelden wachttijdgegevens in de vakantie
Ook in de vakantie bent u verplicht gegevens over wachttijden bij Vektis aan te leveren. Zorg ervoor dat u bij terugkomst weer begint met aanleveren van wachttijdgegevens.
Modelovereenkomst praktijkwaarneming vernieuwd
De nieuwe versie van de modelovereenkomst praktijkwaarneming is onlangs goedgekeurd door de Belastingdienst. U vindt de actuele modelovereenkomst op Mijn LVVP.
Ook interessant
ELC vraagt aandacht voor stapeling administratieve lasten bij zorgdebat Tweede Kamer
Onze inzet: reparatiewetgeving voor de disproportionele administratieve belasting van kleine zorgaanbieders.
Lees meer
Wtza: wel of geen interne toezichthouder? Regel dit uiterlijk vóór 2024!
Geldt deze plicht ook voor u? En zo ja, wat moet u dan vóór 1 januari 2024 op orde moet hebben?
Lees meer