Over de LVVP

Wat kunt u doen als een patiënt niet betaalt?

Wat kunt u doen als een patiënt niet betaalt?

10-12-2020 Print

Werkt u ongecontracteerd, dan stuurt u de factuur vrijwel altijd rechtstreeks naar de patiënt. Niet elke patiënt betaalt echter netjes op tijd. Door in het voortraject bepaalde stappen te zetten, kunt u het risico op het uitblijven van de betaling minimaliseren. Betaalt de patiënt desondanks toch niet, dan kunt u een incassobureau inschakelen. De LVVP heeft voor haar leden afspraken gemaakt met incassobureau Flanderijn. In dit artikel dat samen met Flanderijn is opgesteld, leest u meer over hoe dit in zijn werk gaat.

Stap 0: vergroot de kans op een goede financiële afhandeling
Zorg voor duidelijke informatie naar de patiënt vooraf. Zeker bij ongecontracteerd werken is het van belang om bij de start van het traject samen met de patiënt de te verwachten kosten door te nemen. Leg uit hoe de bekostiging in de ggz werkt; een bedrag per sessie noemen werkt meestal niet goed uit, omdat daarmee de bestede indirecte tijd onvoldoende wordt gedekt. Maak een inschatting van het product dan wel de dbc (inclusief de verwachte tijdsrange) en kijk welke polis de patiënt heeft en hoeveel eigen risico er al is opgebruikt (let ook op een mogelijk vrijwillig eigen risico). Op www.eiswijzer.nl kunnen LVVP-leden gratis alle polissen van alle zorgverzekeraars inzien. Zorg bovendien dat u uw digitale declaratiesysteem op orde hebt.

Stap 1: facturatie
Zorg dat het moment van behandeling en facturatie op elkaar aansluiten. Factureer daarom bij voorkeur binnen een tijdsbestek van 5 dagen nadat de behandeling is afgerond (als u ongecontracteerd werkt). Neem ook een betalingstermijn op; 14 of 30 dagen is gebruikelijk.

Stap 2: eerste aanmaning
Blijft de betaling binnen de betalingstermijn uit? Dan stuurt u uw patiënt een aanmaning waarin u vriendelijk maar duidelijk verzoekt om aan de betalingsverplichting te voldoen.

Stap 3: tweede aanmaning
Blijft de betaling nog steeds uit? Binnen 14 dagen na verzending van de eerste aanmaning sommeert u schriftelijk tot betaling van het volledig verschuldigde bedrag. In deze tweede aanmaning is de toon oplossingsgericht, uitnodigend en gericht op het verkrijgen van contact met de patiënt.

Stap 4: WIK-brief
Volgt er geen reactie op uw aanmaningen? Dan sommeert u de patiënt voor de derde keer schriftelijk door hem een zogenaamde WIK-brief te sturen. WIK staat voor Wet Incasso Kosten. Met deze brief stelt u dat de patiënt in verzuim is en dat hij 15 dagen (na ontvangst van de brief) de gelegenheid krijgt om het openstaande bedrag rechtstreeks aan u te betalen. In de WIK-brief worden de kosten genoemd die voor rekening van de patiënt komen indien er geen betaling volgt en u de vordering uit handen moet geven aan een incassobureau, zoals Flanderijn. Naast de incassokosten noemt u indien van toepassing tevens de btw.

Is er een e-mailadres van de patiënt bekend? Dan kunt u de aanmaningen en de WIK-brief ook per e-mail onder de aandacht brengen bij de patiënt. Flanderijn heeft voorbeeldbrieven van een WIK-brief beschikbaar die u kunt gebruiken.

Stap 5: overdragen aan incassobureau
Als de patiënt nog steeds niet heeft betaald en de termijn van 15 dagen van de WIK-brief is verstreken, dan draagt u de vordering over aan een incassobureau, zoals Flanderijn. Daarbij is het van belang dat u de factuur, de eerste en de tweede aanmaning en de WIK-brief meestuurt. Alle communicatie loopt nu (om onduidelijkheden te voorkomen bij de patiënt) via Flanderijn.

Wat gebeurt daarna?
Na ontvangst van uw opdracht, begint het incassobureau aan de zogenaamde ‘minnelijke fase’. Flanderijn schrijft de patiënt aan voor de verschuldigde hoofdsom, rente en incassokosten zoals genoemd in de WIK-brief. Flanderijn doet dit per post en/of per mail. De meeste klanten reageren naar aanleiding van ons contact en komen met hun “verhaal”. Afhankelijk hiervan plant Flanderijn een vervolgactie. Bij het uitblijven van een reactie ontvangt de klant een tweede vervolgactie: Flanderijn vraagt dringend – om verdere problemen te voorkomen – om te betalen ofwel te reageren. Het incassobureau doet dit uiteraard op basis van maatschappelijke betrokkenheid, volgens de SRCM-richtlijnen (social responsible credit management).

Naast het schriftelijk benaderen van de patiënt probeert het incassobureau om telefonisch in contact te komen, ook buiten kantoortijden. Klanten kunnen bijvoorbeeld via de website van Flanderijn een (video)gesprek aanvragen op een tijd die hen schikt. Dit alles om de ruimte voor het oplossen van het ontstane probleem zo groot mogelijk te maken waarbij uiteraard betaling te verkrijgen het uitgangspunt blijft.

Indien na het doorlopen van de minnelijke fase uiteindelijk geen betaling is verkregen, adviseert het incassobureau over het eventueel nemen van gerechtelijke stappen. Dit advies hangt af van een aantal factoren en kunt u vergelijken met een verkeerslicht. Groen = doen, oranje = aanvullende informatie, rood = verder geen kosten maken en de vordering afboeken. De laatste is niet altijd een leuk advies maar wel een eerlijk advies, aldus Flanderijn. Alleen na overleg en akkoord van uw kant gaat Flanderijn deze procedure in; dossiers worden niet onnodig lang aangehouden.

Ook interessant

Nieuwe zorgstandaard psychotrauma-en stressorgerelateerde stoornissen gepubliceerd

Onlangs is de zorgstandaard voor psychotrauma- en stressorgerelateerde stoornissen gepubliceerd. Naast posttraumatische-stressstoornis (PTSS) wordt er in de zorgstandaard aandacht besteed ...

Lees meer

LVVP-ledenvergadering op 25 november 2020

LVVP-leden nodigen we van harte uit voor de tweede algemene ledenvergadering van dit jaar. Deze vindt plaats op woensdagavond 25 november 2020 ...

Lees meer